cloud

Nextcloud

Vor geraumer Zeit, also so gut 10 Jahren, als Cloudspeicher langsam aufkamen und populär wurden, habe ich die meisten meiner Daten in Microsofts OneDrive gespeichert, jedenfalls schulische Sachen (Unterrichtsmaterialien, Arbeitsblätter, Stunden-Verlaufspläne etc. pp.). Eher keine personenbezogenen Daten meiner Schüler und auch keine Noten, aber eine 100%ige Trennung ist da z. T. ja auch schwierig.

Irgendwann, im Rahmen meiner Tätigkeit als Datenschutzbeauftragter oder kurz davor, wurde dann das Thema Datenschutz deutlich virulenter oder auch einfach nur bekannter, und damit auch die Erkenntnis, dass meine Daten, sofern sie nicht rein privater Natur sind, auf den (amerikanischen) Servern eines amerikanischen Unternehmens nicht wirklich gut und richtig aufgehoben sind. Also musste eine Alternative her.

Nach einigem Suchen bin ich dann bei der Idee des selbst Hosten gelandet; Webspace (in Deutschland) hatte ich ja eh seit Jahren schon für mein Blog und dort war und ist auch genug Platz für das Auslagern von Daten.

OwnCloud war mir irgendwoher ein Begriff, und so wurde das eben – erstaunlich einfach – auf dem SharedServer von all-inkl.com installiert und lief ab da auch weitgehend problemlos. Irgendwann wurde OwnCloud dann durch NextCloud abgelöst, wobei ich die genauen Unterschiede und Gründe für die Abspaltung bis heute nicht ganz verstanden habe, aber was solls.

Die Vorteile liegen auf der Hand: Die Daten liegen auf einem Server in Deutschland und sind damit vor dem einfachen Zugriff durch fremde Behörden aus „Nicht-DSGVO-Ländern“ geschützt (wobei man sich natürlich nicht der Illusion hingeben sollte, dass fremde Staaten, wenn sie wirklich wollen, keinen Zugriff bekommen können) und ich habe „die Hand drauf“, also die Kontrolle drüber. Solange mein Anbieter nicht pleite geht, sollten die Daten dort einigermaßen sicher liegen. Auch ist die Chance vermutlich geringer, dass mein Webspace spontan gekündigt wird und mein Zugriff darauf verschwindet, als dass mein Konto bei Microsoft aus irgendwelchen Gründen gesperrt oder geschlossen wird.

Des Weiteren ist NextCloud eine quelloffene Software, d. h. selbst wenn die Entwicklung vom derzeitigen Team eingestellt wird, stehen die Chancen gut, dass es dennoch weiter genutzt werden kann oder es am Ende eine Export-Möglichkeit zu einem anderen Dienst geben wird, wenn nicht gleich die Entwicklung von anderen Leuten übernommen wird.

Welche Funktionen bietet die Nextcloud? Im einfachsten Fall nutzt man sie nur als Dateispeicher. Dateien lassen sich per Web-Interface hochladen oder man verwendet einen der vielen Clients, die es für praktisch alle Betriebssysteme (Windows, Mac, Linux, iOS, Android usw.) gibt. Hierüber lassen sich dann automatisch Dateien aus einem bestimmten Ordner synchronisieren oder per „Teilen-Menü“ auf dem Handy oder Tablet in die Nextcloud schicken. So kann ich auch per App automatisch alle Fotos vom Handy in die Cloud laden lassen und von dort auf den heimischen Computer. So habe ich eine einfach Backup-Variante. Da Nextcloud das WebDAV-Protokoll unterstützt, können auch viele andere Anwendungen darüber Daten in die oder aus der Cloud laden, so nutze ich WebDAV bspw. für die Synchronisation von Joplin zwischen Mac und iPad.

Daneben gibt es eine ganze Reihe von „Apps“ für Nextcloud, die zusätzliche Möglichkeiten der Nutzung eröffnen. Standardmäßig enthalten und von mir genutzt werden die Kontakte und der Kalender, welchen ich mit all meinen Geräten und in der Familie synchronisiere. Damit haben wir irgendwann auch den Absprung von Google Apps (oder so ähnlich?) geschafft. Die Einrichtung der Synchronisation mittels CalDAV (Kalender) und CardDAV (Adressen/Kontakte) ist zwar nicht ganz so komfortabel wie über Google ode iCloud, dafür liegen die Daten wiederum in Deutschland und ich kann praktisch jedes Gerät und Betriebssystem einbinden. Sollte ich irgendwann beschließen, auf Linux und Android umzusteigen oder zu Windows zurückzukehren, habe ich ein offenes System, das mit allem kompatibel ist – ein geeignetes E-Mail-Programm vorausgesetzt, aber daran besteht ja kein Mangel. Und zur Not ließe sich auch alles über den Web-Browser verwenden.

Theoretisch könnte man auch Videokonferenzen, ein Online-Office oder irgendwelche Chat-Dienste über Nextcloud nutzen, aber das ist a) vor allem für Unternehmen interessant und erfordert b) irgendwann auch größere Serverkapazitäten, als sie bei einem Shared-Hosting-Anbieter zur Verfügung stehen. Man könnte also letztendlich fast das komplette Microsoft 365 durch Nextcloud ersetzen.

Natürlich gab und gibt es auch immer wieder mal Probleme bei so einem System. Der Updater der Nextcloud spinnt immer wieder mal etwas und ein SharedHoster, bei dem man nicht auf die Konfiguration des Webservers oder von PHP zugreifen kann, erfordert gewissen Kompromisse und angepasste Einstellungen.
Auch die serverseitige Verschlüsselung und das Einreichten von SSL für die verschlüsselte Datenübertragung erfordert etwas Einarbeitung, es ist halt nicht alles mit zwei Klicks erledigt wie bei den Platzhirschen… aber wenn es einmal läuft, hat man ein relativ wartungsarmes und gut funktionierendes System.

Evernote

Nachdem ich letzte Woche ja schon von Genie Timeline geschwärmt habe, kommt hier die nächste Software-Empfehlung von mir. Es geht um Evernote, ein cross-platform Notizprogramm.

Evernote läuft auf Windows PCs und Macs sowie auf fast allen mobilen Geräten, wie iPhone, iPod touch, iPad, Android, Palm, Blackberry etc. Die Idee dahinter ist einfach, aber genial: Alle Notizen, die man im Programm speichert, werden autmatisch in die cloud (um mal das neueste Modewort zu verwenden) geladen und mit allen anderen Geräten synchronisiert. Wenn mir also unterwegs einfällt, dass ich noch dieses oder jenes erledigen muss, mache ich mir auf dem Handy eine Notiz in Evernote und habe diese dann automatisch zu Hause auf dem Computer. Dabei ist Evernote nicht auf reine Textnotizen beschränkt, sondern man kann auch Fotos und Sprachmemos „notieren“ und diese (z.B. auf dem iPhone mittels GPS) mit Ortsangaben versehen. Das ganze sieht auf dem PC dann beispielsweise so aus:

Das Programm sieht ein bisschen so aus, wie die Vertikalansicht mancher eMail-Clients. Links hat man die grobe Übersicht, in welcher man – wie bei mir z.B. „Uni“ – unterschiedliche Notizbücher anlegen kann. Hier finden sich auch gelöschte Notizen und die Rubrik Schlagwörter, mit Hilfe derer sich Notizen besser ordnen und später über die Suchfunktion schneller finden lassen. In der mittleren Spalte wird dann das gerade gewählte Notizbuch angezeigt und ganz rechts kann man eine einzelne Notiz – hier gerade eine Literaturrecherche – ansehen. Die Notizen lassen sich mehr oder weniger frei formatieren, auch Hyperlinks sind möglich. Wie man sieht lassen sich sogar Bilder in die Notiz einfügen bzw. werden automatisch eingefügt, wenn man den Inhalt einer Webseite als Notiz speichert.

Auf dem iPhone (hier mal stellvertretend für alle mobilen Geräte) sieht das ganze sehr ähnlich aus, allerdings wird aus Platzgründen immer nur eine Spalte des Hauptprogramms dargestellt. Anbei mal obige Notizen auf dem iPhone. Ein Tap auf die jeweilige Notiz zeigt diese dann vollständig an.

Unten findet sich, wie bei fast allen iPhone Apps, eine Art Navigation, welche weitgehend der linken Spalte der Windows-Version entspricht. Über das große blaue Plus-Symbol lassen sich neue Notizen erstellen, was einen dann zu folgendem Bildschirm führt:

Hier kann man zunächst auswählen, in welchem Notizbuch die Notiz gespeichert werden soll, und ob ein Bild (bestehend oder neu) oder eine Sprachnotiz aufgenomen werden soll. Auch Schlagwörter sowie Standortangaben lassen sich hier vornehmen. Mit einem Tap auf das kleine Tastatur-Icon wandeln sich die grauen Felder in die gewohnte iPhone-Tastatur um und man kann seine Notiz verfassen.

So weit so gut, ich habe Evernote (was ja bei Leibe keine brandaktuelle Neuigkeit ist) schon länger auf dem PC und auf dem iPhone installiert und auch ab und an (mehr oder minder regelmäßig) verwendet. Was es in meinen Augen jetzt aber zu einer der praktischsten Apps überhaupt macht ist der Evernote Web Clipper. Dabei handelt es sich um eine Extension für alle handelsüblichen Internetbrowser (Firefox, Safari, Chrome, IE), welche ein kleines Evernote-Icon in der Symbolleiste des Browsers plaziert.

Mit Hilfe dieses Icons lassen sich ganze Webseiten bzw. der gerade auf einer Seite markierte Text (und auch Bilder, wie wir oben gesehen haben) mit einem Klick als Notiz zu Evernote hnizufügen. Somit kann man sich Inhalte aus dem Web, seien das nun interessante News, Kochrezepte oder, wie in meinem Fall, Literaturangaben aus einer Datenbank blitzschnell und ohne größere Umwege auf den heimischen PC und das Handy ziehen. Genial.

Das Beste noch zum Schluss: Evernote ist komplett kostenlos. Es gibt allerdings eine kostenpflichtige Premiumversion ($5 im Monat oder $45 im Jahr), welche folgende Vorteile bietet: 1GB statt nur 60MB pro Monat Traffic für Notizen und Dateien, Upload aller Dateitypen statt nur Bild-, Ton-, Handschrift- und PDF-Dateien erlaubt, besserer Support, Texterkennung auch in PDFs sowie Werbefreiheit (wobei mir selbst in der kostenlosen Version keine großartige Werbung aufgefallen ist). Wer’s wirklich viel und insbesondere für Bilder nutzt mag beim Traffic an die Grenzen der kostenlosen Version stoßen, für mich (der ich fast ausschließlich Text synchronisiere) waren die 60MB/Monat bisher absolut ausreichend.